KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusunun kimliği

ThundersFlag Spor Kulübü (“Kulüp”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) m.3 uyarınca veri sorumlusu sıfatını taşımaktadır. Bu aydınlatma metni, KVKK m.10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında, thundersflag.com alan adı üzerinden yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanmıştır.

Bu metne ve kişisel verilerinize ilişkin her türlü soru ve talebiniz için iletişim adresi: [email protected]

2. İşlenen kişisel veriler

Kulüp, yalnızca ilgili formu kendi iradenizle doldurmanız hâlinde aşağıdaki verileri işler. Zorunlu olarak işaretlenmemiş alanların doldurulması tamamen isteğinize bağlıdır.

• Kimlik bilgileri: Sporcu başvurusunda ad, soyad ve doğum tarihi; iletişim ve sponsorluk formlarında ad ve soyad.
• İletişim bilgileri: E-posta adresi ve telefon numarası; sponsorluk başvurularında ayrıca şirket adı, web sitesi ve iletişim kişisinin görevi.
• Sportif değerlendirme bilgileri: Boy, kilo, birincil ve ikincil oyun pozisyonu, flag futbol ve temaslı amerikan futbolu deneyim düzeyi ile önceki kulüp bilgisi.
• Tarafınızca paylaşılan içerikler: Başvuru açıklaması, mesaj içeriği ve varsa Instagram profili ile oyun görüntüsü bağlantıları.
• İşlem güvenliği bilgileri: Başvurunun tarih ve saati, formun gönderildiği dil, açık rıza onayının verildiği an, IP adresinizin geri döndürülemez biçimde özetlenmiş (hash) hâli ve oturum çerezi kaydı.
• Ziyaret istatistikleri: Görüntülediğiniz sayfa, sayfanın dili, siteye geldiğiniz kaynağın alan adı ve IP adresinizin her gün yenilenen, geri döndürülemez biçimde özetlenmiş hâli. Bu kayıtlar bir kişiyle ilişkilendirilemez ve günler arasında birbirine bağlanamaz.

3. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel verileriniz; thundersflag.com üzerindeki sporcu başvuru formu, sponsorluk başvuru formu ve iletişim formu aracılığıyla, elektronik ortamda ve kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır. Kulüp, bu formlar dışında ziyaretçilere ait kişisel veri toplamamakta; web sitesinde analiz, profilleme veya reklam takibi amacı güden üçüncü taraf araç kullanılmamaktadır.

Bunlara ek olarak kulüp, hangi sayfaların ne kadar ilgi gördüğünü anlamak amacıyla kendi sunucusunda tuttuğu basit bir ziyaret sayacı kullanır. Sayaç çerez yerleştirmez ve hiçbir veriyi üçüncü taraflara göndermez; yalnızca görüntülenen sayfa, sayfanın dili, siteye geldiğiniz kaynağın alan adı ve IP adresinizin özetlenmiş hâli kaydedilir. Bu özet her gün yeniden üretildiğinden aynı ziyaretçi ertesi gün tanınamaz; kayıtlar hiçbir kişiyle, formla veya hesapla ilişkilendirilmez.

4. Kişisel verilerin işlenme amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla ve bu amaçlarla sınırlı olarak işlenmektedir:

• Sporcu başvurularında: Başvurunun değerlendirilmesi, seçmelere ve deneme antrenmanlarına davet edilmeniz, uygun takım ile pozisyonun belirlenmesi ve süreç hakkında sizinle iletişim kurulması.
• Sponsorluk başvurularında: Talebin değerlendirilmesi, iş birliği koşullarının görüşülmesi ve tarafınıza dönüş yapılması.
• İletişim formunda: Sorunuzun yanıtlanması ve talebinizin sonuçlandırılması.
• Tüm formlarda: Başvurunun kayıt altına alınması, kötüye kullanımın ve otomatik (bot) gönderimlerin önlenmesi, web sitesi ile yönetim panelinin güvenliğinin sağlanması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası bir uyuşmazlıkta ispat.

5. İşlemenin hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK m.5 çerçevesinde aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

a) Form üzerinde verdiğiniz açık rıza (KVKK m.5/1). Sporcu başvurusu, sponsorluk ve iletişim formlarında onay kutusu işaretlenmeden gönderim yapılamamaktadır.

b) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (KVKK m.5/2-c). Sporcu başvurunuzun değerlendirilmesi ve üyelik ilişkisinin kurulmasına yönelik ön görüşmeler bu kapsamdadır.

c) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (KVKK m.5/2-ç).

ç) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (KVKK m.5/2-f). Web sitesi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi ve kayıtların ispat amacıyla tutulması bu kapsamda değerlendirilmektedir.

Boy ve kilo bilgileri yalnızca sportif uygunluk değerlendirmesi amacıyla ve bu verilerin sağlık verisi niteliği taşıdığı ölçüde KVKK m.6 uyarınca açık rızanıza dayanılarak işlenmektedir. Söz konusu alanları doldurmak zorunda değilsiniz.

6. On sekiz yaşından küçük adaylar

Sporcu başvuru formu 16 yaş ve üzerindeki adaylara açıktır. On sekiz yaşından küçük adayların başvurularında velayet hakkı sahibi ebeveynin veya yasal temsilcinin onayı aranır; bu onay alınmadan başvuru süreci ilerletilmez. On altı yaşından küçük bir kişiye ait olduğu tespit edilen kayıtlar gecikmeksizin silinir.

7. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz, kiralanmaz veya devredilmez. Aktarım yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve aşağıdaki kapsamda gerçekleşir:

• Barındırma ve e-posta hizmeti (yurt içi): Web sitesi ve veri tabanı Türkiye’de bulunan sunucularda barındırılmaktadır. Form bildirimleri kulübün e-posta hesabına aynı altyapı üzerinden iletilir. Hizmet sağlayıcı verilere yalnızca teknik bakım gereksinimleri çerçevesinde erişebilir.
• Güvenlik ve içerik dağıtım altyapısı (yurt dışı): Web sitesi, saldırı ve bot trafiğine karşı korunmak amacıyla Cloudflare, Inc. (ABD) altyapısı üzerinden sunulmaktadır. Bu kapsamda bağlantı verileriniz (IP adresi, tarayıcı bilgisi, istek zamanı) ve form gönderimlerinde bot doğrulaması için üretilen teknik veriler yurt dışındaki sunucularda işlenebilmektedir. Söz konusu aktarım KVKK m.9 çerçevesinde, hizmet sağlayıcı ile akdedilen sözleşmesel güvenceler ve açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilir.
• Yetkili kurum ve kuruluşlar: Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talepleri, mevzuatın öngördüğü ölçüde karşılanır.

8. Çerezler

Web sitesinde yalnızca zorunlu çerezler kullanılmaktadır. Oturum çerezi (thunders_sid), form gönderiminin güvenliğini sağlamak ve aynı formun mükerrer gönderilmesini önlemek amacıyla tarayıcınıza yerleştirilir; tarayıcı kapatıldığında ya da oturum sona erdiğinde geçerliliğini yitirir.

Güvenlik altyapısı, bot doğrulaması yapılan ziyaretlerde teknik nitelikte çerez yerleştirebilir. Bu çerezler yalnızca güvenlik doğrulamasının tekrarlanmaması amacına hizmet eder; reklam, ölçümleme veya profilleme amacıyla kullanılmaz. Sitede analiz veya reklam çerezi bulunmamaktadır.

Kulübün kendi ziyaret sayacı da çerez kullanmaz; sayım tamamen sunucu tarafında ve anonim olarak yapılır.

9. Saklama süreleri ve imha

Form aracılığıyla ilettiğiniz bilgiler kulübün e-posta hesabına iletilmekte ve barındırma sunucusundaki veri tabanında saklanmaktadır. Bu kayıtlara yalnızca iki adımlı doğrulama ile giriş yapan yetkili yöneticiler erişebilmektedir.

Sporcu başvuruları gönderim tarihinden itibaren en çok 12 ay; sponsorluk başvuruları ve iletişim mesajları en çok 24 ay saklanır. Süre dolduğunda kayıtlar, günlük olarak çalışan otomatik imha görevi tarafından veri tabanından silinir.

İşlem güvenliği kayıtları (özetlenmiş IP bilgisi ve giriş denemesi kayıtları) en çok 12 ay saklanır. Yedekleme ortamlarındaki kopyalar, yedekleme döngüsü içinde kendiliğinden geçersiz hâle gelir.

Ziyaret istatistiklerinin satır düzeyindeki kayıtları en çok 30 gün saklanır. Bu sürenin sonunda kayıtlar silinir ve geriye yalnızca hiçbir ziyaretçi bilgisi içermeyen günlük toplam sayılar kalır.

Hukuki bir uyuşmazlık, denetim veya mevzuattan doğan bir saklama yükümlülüğünün bulunması hâlinde ilgili kayıtlar, yalnızca bu amaçla ve yükümlülük süresince saklanabilir.

10. Veri güvenliğine ilişkin tedbirler

Kulüp, KVKK m.12 uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Alınan başlıca teknik tedbirler şunlardır: sitenin tamamında şifreli bağlantı (TLS), web uygulama güvenlik duvarı ve bot koruması, form gönderimlerinde bot doğrulaması ile hız sınırlaması, yönetim paneline erişimde iki adımlı doğrulama zorunluluğu, hatalı giriş denemelerinde hesap ve IP bazlı kilitleme, IP adreslerinin ham hâlde değil geri döndürülemez biçimde özetlenerek saklanması, yönetici işlemlerinin kayıt altına alınması ve yetkilerin görev tanımıyla sınırlandırılması.

11. İlgili kişinin hakları

KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak kendinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, b) işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme, e) KVKK m.7’de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Açık rızaya dayalı olarak işlenen veriler bakımından rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Rızanın geri alınması, geri alma anına kadar hukuka uygun biçimde gerçekleştirilmiş işlemlerin geçerliliğini etkilemez.

12. Başvuru usulü

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak kimliğinizi tevsik edici bilgilerle birlikte yazılı şekilde kulübe iletebilir veya sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden [email protected] adresine gönderebilirsiniz.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlükârda en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtı yetersiz bulmanız veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde; yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır (KVKK m.14).

13. Metnin güncellenmesi

Bu aydınlatma metni, mevzuattaki değişiklikler veya kulübün veri işleme faaliyetlerindeki güncellemeler doğrultusunda revize edilebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır.